Kennisportfolio H2

Administratieve organisatie 
De C (control) in DMAIC. ->  voorgestelde verbetermaatregelen
Betrouwbare info = juist, volledig, tijdig
Processen <-> Risico's <-> Maatregelen
- Op basis van verkeerde info beslissingen/sturing
- Fraude mogelijkheden binnen processen
- Geen goede verantwoording
- Niet voor organisatiebelang, maar voor eigen belang
Typologie van Starreveld:
Zelfde type organisatie (handel, productie, dienstverlenend, financiële instelling enz)
= zelfde processen
= zelfde soort risico's
= zelfde type maatregelen
Vier fasen in het verkoopproces – uitgegaan van handel met verkoop op rekening

1. Marketing (voorbereidende stap in het verkoopproces)
   • Product
   • Prijs
   • Promotie
   • Plaats
   • Personeel
   • Vooral belangrijk is actief beheer van artikelenbestand

Risico’s

• Fout in artikelbestand
• Assortiment niet up to date

Benodigde informatie

• Informatie artikelen (prijs/artikelnummer/voorraad)

1. Onder verkrijging
   • Orderontvangst
   • Orderacceptatie
   • Verkopers moeten actief op zoek gaan naar klanten en orders. Van belang is relatie met klant goed beheren. Bij acceptatie van de orders gaat het er om of de organisatie de order wil en kan accepteren.

Risico’s

• Klant is niet kredietwaardig
• Verkoper geeft te veel korting
• Niet op voorraad of niet tijdig leverbaar

Benodigde informatie

• Kredietwaardigheid van bestaande en nieuwe klanten
• Verkopen per verkoopmedewerker met gegeven korting
• Afspraken over korting met klanten (contractgegevens/ stamgegevensklanten) CRM
• Voorraadgegevens

1. Uitvoering
   • Levering
   • Facturering

Risico’s

• Verkeerde goederen
• Te laat
• Niet factureren of verkeerde artikelen factureren

Benodigde informatie

• Bestelinformatie (orderformulier)
• Artikel-stamgegevens (bijvoorbeeld prijs)
• Klant-stamgegevens (bijvoorbeeld korting)
• Voorraadgegevens

1. Afwikkeling
   • Incasso – incasseren van geld

Risico’s

• Klanten betalen niet of niet op tijd

Benodigde informatie

• (kopie)factuur
• Debiteurenbestand

AO/IC gereedschapskoffer 

Functiescheiding – organisatie en processen worden zo ingedeeld dat bij handelingen en transacties meerdere functionarissen betrokken zijn. Hieruit blijkt dat er automatische controles in het proces zitten omdat de diverse functionarissen tegengestelde belangen hebben.
Bestaat uit meerdere essentiële functies

• Beschikken = mogen beslissen over zaken van de onderneming
• Bewaren = activa (en passiva) bewaren, maar niet over beslissen
• Uitvoeren = in opdracht van een andere functionaris iets uitvoeren
• Registreren = gecombineerd met controleren; spreekt voor zich
• Controleren = gecombineerd met registreren; spreekt voor zich

Automatisering – tegenwoordig bijna alles geautomatiseerd
Risico’s

• Onbevoegde handelingen
• Mutatie van gegevens (bijv. bankrekingen)
• Inloggen terwijl je al niet meer in dienst bent
• Externen kunnen bij gegevens (cyber crime)
• Moeilijk te overzien en te controleren bij ERP systemen
• Verlies van gegevens bij storingen

Van belang:

• Toegangsbeveiliging – voor de veiligheid van een organisatie
• Autorisaties binnen systeem – wel toegang tot systeem, maar met maar een beperkt aantal bevoegdheden. Dit wordt natuurlijk goed in de gaten gehouden, bijv door middel van geautomatiseerde controles.
• Logging – als er wordt gecheckt wat je op het net van een organisatie hebt gedaan.
• Volledig en juist invullen van velden

Kaders en normen

• Richtlijnen/procedures
• Verbandcontroles – o.a. three-way-match
• Steekproefcontroles – Willekeurige controles
• Oogtoezicht – toezicht houden op processen, systemen en situaties​

Algemene economie:

recht:

tekortkoming in nakoming:

wanprestatie:

Inkoop:

1. specificeren – verschillende eisen opstellen (o.a. technisch, logistiek, commercieel, functioneel, kwaliteit)
   • Er bestaat een directe relatie tussen het moment waarop inkoop betrokken wordt bij een project en mogelijke kostenbesparingen
   • gevaar: back-door-selling: Situatie waarbij verkopers contact opnemen met andere afdelingen dan de inkoopafdeling met de bedoeling de leveranciersevaluatie en specificatie in hun voordeel te beïnvloeden.
2. Selecteren (en offreren): offertes aanvragen en beoordelen, daarna onderhandelen en leveranciers uitkiezen.
   • Op basis van specificaties
   • Er wordt een lijst opgesteld met potentiële leveranciers (bijv. voorkeurslijst – approved vendor list). Hieruit worden dmv een prekwalificatiedrie tot vijf leveranciers gekozen. Deze komen op een shortlist te staan. De leveranciers worden met elkaar vergeleken dmv een ranking system.
3. Contracteren (en onderhandelen): als je gekozen hebt afspraken vastleggen in contract.
   • soms is het praktisch om verder te onderhandelen over de uiteindelijke overeenkomst. Uiteindelijk wordt er een definitieve leverancier gekozen en wordt er een contract opgesteld. Dit kan een eenmalig of meerdere jaren contract zijn.
4. Bestellen – opdracht tot levering. Kan alleen door mensen die er bevoegd voor zijn. goed en eenduidig regelen belangrijk.
   • Participatiegraad – inkopen binnen bestaande contracten.
5. Bewaken – zorgen dat proces verloopt volgens contract.
   • Contractbeheer – vastleggen, actualiseren en toegankelijk maken van contractgegevens. Contractmanagement kan onnodige kosten en risico’s voorkomen.
   • Orderbewaking – toezien op het nakomen van gemaakte afspraken dmv een overdue-lijst. Verschillende manieren: ook hoort hierbij verwerken van facturen en verzorgen bijbehorende betalingen = inkoopfactuurcontrole
     • Advance status check – voor kritische materialen en onderdelen wordt met leverancier een pad afgesproken, incl mijlpalen bijhouden nog op schema
     • Routine status check – paar dagen voor levering sturen reminder voor bevestiging
     • Exception expediting – pas ingrijpen als gepiept wordt in organis.
6. Nazorg – evalueren op datgene wat is gebeurt. 
• standaard problemen verhelpen, maar ook prestaties van leveranciers bijhouden en terugkoppelen (bv. leveranciersbeoordelingen vendorrating).

Routineproducten: weinig inkooptechnische problemen. inkooprisico is laag en de invloed op de winst is gering. Voorbeelden: standaardcomponenten, onderhoudsmaterialen en kantoorbenodigdheden.  Inkopers zullen met de leveranciers van deze producten tot eenvoudige en efficiënte bestelroutines dienen te komen ( raamcontracten ).

Hefboomproducten:  Inkooprisico is laag en de producten worden dan ook vaak van verschillende leveranciers betrokken. Producten hebben een relatief groot aandeel in de kostprijs en zijn daarom van invloed op de strategische kwetsbaarheid van de onderneming. Voorbeelden: bulkchemicaliën en halffabrikaten. Het realiseren van de laagste prijs kan de boventoon voeren. Anderzijds kan het ook gaan om het ongestoord laten verlopen van het productieproces. Dit kan inhouden dat er gebruik wordt gemaakt van het JIT.

Knelpuntproducten – minder grote invloed op de winst, maar wel kwetsbaar in de toelevering, waardoor vooral logistieke knelpunten kunnen ontstaan.  Voorbeelden: bepaalde natuurlijke smaakstoffen of elektriciteit.  Het inkoopbeleid moet gericht zijn op het verzekeren van de toelevering van de betrokken producten op zowel de korte als de lange termijn, zo nodig tegen meerkosten.

Strategische producten – producten met een hoog inkooprisico en een grote invloed op de winst. Voorbeelden: grondstoffen en kerncomponenten, maar ook automatisering van bedrijfsprocessen door een computerfirma. Samenwerken door middel van een co-makership of partnerships.

Logistiek:

Koop 1 – maken voor lokale voorraad

• Stroomafwaarts
• Het ligt in de winkel zelf
• Ligt op lokale punten de klant kan er zelf naartoe gaan en het zelf kopen
• Klant heeft geen invloed op productieproces

Koop 2 – maken voor centrale voorraad

• Je hebt het product niet meteen in handen als je het product koopt, maar het moet uit een magazijn komen. Het moet geleverd worden. eindvoorraad ligt er.
• Webshops, mediamarkt (wasmachine)

Koop 3 -  assembleren op order (in elkaar zetten van verschillende onderdelen)

• Koop zit halverwege de productie
• Pas als er een order binnen komt ga je de producten in elkaar zetten met de verschillende onderdelen
• Klant krijgt verschillende keuzes pas als een order binnen komt wordt het product in elkaar gezet. Klanten kunnen dus uit standaard opties kiezen.
• Klant heeft invloed op productieproces.
• Meubels
• Bij samenstellen is het vaak deze koop.

Koop 4 – maken op order

• Bijv. een maatpak of wat duurdere meubels
• Je kunt alles precies zelf bepalen
• Materialen liggen al op voorraad
• Vaak bij opmaat gemaakt.

Koop 5- inkopen en maken op order

• Materialen liggen nog niet op voorraad maar moeten nog besteld worden.
• Als  bepaalde onderdelen van het product nog gekocht moeten worden.
• Bijv. bij bouwvakkers
• Als er echt nog niets ontworpen moet worden dan is het altijd deze koop. 

Formulie van Camp: